Mit dem BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 wurden die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) umfassend überarbeitet. Im Zentrum steht die verpflichtende Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich (§ 14 UStG), die tiefgreifende Auswirkungen auf die Buchhaltung und das Tax-Compliance-Management hat.
1. Was ist neu?
Die GoBD 2025 bringen insbesondere folgende Änderungen:
- Pflicht zur strukturierten Archivierung: Eingehende E-Rechnungen im XML-Format (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) müssen im Originalformat gespeichert werden. Eine zusätzliche Ablage als PDF ist nicht mehr erforderlich – es sei denn, das PDF enthält rechtlich relevante Zusatzinformationen.
- Keine doppelte Archivierung: Ausgangsrechnungen, die über ein Fakturierungssystem erstellt wurden, müssen nicht mehr zusätzlich als PDF oder Papierbeleg archiviert werden.
- Technische Zahlungsbelege: Kassenzettel oder Terminalausdrucke sind nur noch dann aufbewahrungspflichtig, wenn sie buchungsrelevant sind.
- OCR-Texte und strukturierte E-Dokumente gelten nun explizit als aufbewahrungspflichtig, sofern sie steuerlich relevante Informationen enthalten.
2. Auswirkungen auf die Buchhaltung
Diese Änderungen bedeuten eine erhebliche Entlastung für die Buchhaltung – aber auch neue Anforderungen:
- Systemanpassung: Buchhaltungssysteme müssen in der Lage sein, strukturierte Rechnungsformate zu verarbeiten, zu archivieren und GoBD-konform bereitzustellen.
- Verfahrensdokumentation: Die Dokumentation muss aktualisiert werden, um die neuen Prozesse zur E-Rechnung und Archivierung abzubilden.
- Schulung und Awareness: Mitarbeitende in der Buchhaltung müssen über die neuen Anforderungen informiert und geschult werden.
3. Tax-Compliance: Neue Prüfpflichten
Für Compliance-Officer ergeben sich daraus erweiterte Prüf- und Überwachungspflichten:
- Kontrolle der Systemkonfiguration: Ist sichergestellt, dass alle E-Rechnungen im richtigen Format archiviert werden?
- Überprüfung der Verfahrensdokumentation: Wurden die neuen GoBD-Vorgaben korrekt und vollständig integriert?
- Stichprobenprüfung: Werden E-Rechnungen GoBD-konform empfangen, verarbeitet und gespeichert?
- Risikobewertung: Die Umstellung auf E-Rechnung muss in die unternehmensweite Tax-Compliance-Risikoanalyse einfließen.
4. Empfohlene Maßnahmen
- Einführung eines strukturierten E-Rechnungsprozesses mit klaren Verantwortlichkeiten.
- Anpassung der internen Kontrollsysteme (IKS) zur Sicherstellung der GoBD-Konformität.
- Regelmäßige interne Audits zur Überprüfung der Umsetzung.
- Zusammenarbeit mit IT und Steuerberatung zur technischen und rechtlichen Absicherung.
