Der Referentenentwurf des Bundesministeriums der Finanzen zur Einführung einer Kassenpflicht markiert einen Paradigmenwechsel im deutschen Steuerrecht. Künftig sollen Steuerpflichtige, die einen gewerblichen Betrieb, einen land- und forstwirtschaftlichen Betrieb oder eine freiberufliche Tätigkeit ausüben und deren Gesamtumsatz im Sinne des Umsatzsteuerrechts 100.000 Euro pro Jahr übersteigt, grundsätzlich ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a AO verwenden müssen. Dies gilt ausdrücklich auch für Freiberufler wie Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater, Ärzte oder Architekten.
Ziel des Gesetzgebers ist die Bekämpfung von Steuerhinterziehung und die Verdrängung der sogenannten offenen Ladenkasse. Elektronische Kassensysteme müssen über eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen und Aufzeichnungen nach der DSFinV-K-Schnittstelle erzeugen. Dadurch sollen Manipulationen künftig deutlich schwerer werden.
Wer ist von der Kassenpflicht betroffen?
Die Kassenpflicht soll künftig für alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften gelten, soweit die Umsatzgrenze von 100.000 Euro überschritten wird. Dabei kommt es nicht darauf an, ob der Betrieb tatsächlich über klassische Barumsätze verfügt. Entscheidend ist allein die Umsatzhöhe und die Ausübung einer gewerblichen oder freiberuflichen Tätigkeit. Dies bedeutet, dass Unternehmen die 2027 schon die Umsatzgrenze überschreiten, der Kassenpflicht bereits ab dem 01.01.2028 unterliegen. Unternehmen mit geringerem Umsatz unterliegen der Pflicht, sobald der Umsatz in drei aufeinander folgenden Jahren die Grenze überschreitet.
Für Rechtsanwälte, Notare und Steuerberater kann dies zu überraschenden Konsequenzen führen. Viele Kanzleien rechnen nahezu ausschließlich über Banküberweisungen ab. Dennoch können sie in den Anwendungsbereich der Kassenpflicht fallen, wenn Barbewegungen innerhalb der Kanzlei stattfinden.
Nicht nur Einnahmen: Auch Ausgaben müssen erfasst werden
Besonders weitreichend ist eine Regelung in der Gesetzesbegründung. Danach sollen nicht nur Betriebseinnahmen, sondern auch:
- Betriebsausgaben,
- Entnahmen,
- Einlagen,
- durchlaufende Posten
über das elektronische Aufzeichnungssystem erfasst werden, sofern sie bar abgewickelt werden.
In der Praxis bedeutet dies, dass selbst kleine Barkassenbewegungen relevant werden können. Beispiele sind:
- Parkgebühren am Parkautomaten,
- Porto am Postschalter,
- Tankquittungen bei Barzahlung,
- Auslagen für Boten oder Kurierdienste,
- Bareinlagen in die Handkasse,
- Entnahmen aus der Kasse.
Wer beispielsweise 20 Euro in eine Barkasse einlegt und daraus Parkgebühren oder Porto bezahlt, erzeugt bereits kassenrelevante Vorgänge, die nach dem Entwurf elektronisch aufzuzeichnen wären.
Betrifft die Regelung auch Kanzleien ohne Bareinnahmen?
Ja. Genau hier liegt eine der größten Überraschungen des Entwurfs.
Eine Kanzlei kann sämtliche Honorare ausschließlich per Überweisung vereinnahmen und trotzdem von der Kassenpflicht betroffen sein, wenn eine Barkasse geführt wird oder einzelne Barausgaben anfallen. Der derzeitige Entwurf enthält derzeit keine ausdrückliche Bagatellgrenze für geringfügigen Bargeldverkehr.
Für viele Freiberufler könnte dies bedeuten, dass künftig sämtliche Kleinausgaben möglichst unbar abgewickelt werden sollten, etwa über:
- Geschäftskonto,
- Firmenkreditkarte,
- Debitkarte,
- digitale Bezahlsysteme.
Dadurch ließe sich die Anzahl kassenrelevanter Vorgänge deutlich reduzieren. [1-Referentenentwurf | PDF]
Gibt es Ausnahmen?
Der Entwurf sieht eine Befreiungsmöglichkeit vor. Die Finanzverwaltung kann im Einzelfall von der Kassenpflicht befreien, wenn eine sachliche Härte vorliegt. Als Beispiele nennt die Gesetzesbegründung insbesondere:
- einmalige Überschreitung der Umsatzgrenze durch Grundstücksverkäufe,
- außergewöhnliche Sondereffekte,
- Fälle, in denen die Umsatzgrenze überwiegend durch andere Tätigkeiten erreicht wird. [1-Referentenentwurf | PDF]
Ob Kanzleien mit ausschließlich unbaren Honoraren und nur geringfügigen Barauslagen erfolgreich eine Befreiung beantragen können, bleibt derzeit offen. Der Entwurf enthält hierzu bislang keine ausdrückliche Regelung.
Welche Folgen drohen bei Verstößen?
Die geplanten Sanktionen sind erheblich.
Wer trotz bestehender Verpflichtung kein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, begeht künftig eine Ordnungswidrigkeit. Der Bußgeldrahmen soll bis zu 25.000 Euro betragen.
Darüber hinaus sieht der Entwurf neue Straftatbestände für die Verwendung oder Verbreitung von Manipulationssoftware vor. Hier drohen Geldstrafen oder Freiheitsstrafen von bis zu fünf Jahren.
Gleichzeitig werden die Befugnisse der Finanzverwaltung im Rahmen von Kassen-Nachschauen erweitert. Die Kontrollmöglichkeiten der Finanzbehörden sollen damit deutlich gestärkt werden.
Fazit
Der Referentenentwurf geht deutlich weiter, als viele Freiberufler erwarten dürften. Die geplante Kassenpflicht betrifft nicht nur bargeldintensive Branchen. Auch Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater und andere Freiberufler mit Umsätzen über 100.000 Euro können künftig verpflichtet sein, ein elektronisches Kassensystem mit TSE einzusetzen. Besonders überraschend ist, dass selbst geringe Barausgaben, etwa für Parkgebühren oder Porto, aufgezeichnet werden müssen. Unternehmen und Kanzleien sollten daher bereits heute ihre Zahlungsprozesse analysieren und prüfen, ob sich Bargeldvorgänge vollständig vermeiden lassen.
